איך לעבור תהליך הטמעה חלקה של מערכת ERP?

בחירת מערכת ERP היא החלטה תפעולית קריטית לארגון. מערכת ERP משפיעה על כל היבט של הפעילות העסקית בחברה. פרוייקט הטמעה יכול להיות מורכב. תכנון נכון של הטמעת המערכת, חוסך משאבים יקרים של זמן וכסף. 7 טיפים שיחסכו לכם זמן וכסף רבים בהטמעת מערכת ERP.

השקעה במערכת ERP מוכחת שבשימוש עשרות אלפי עסקים

#1

מערכת ERP, משפיעה על כל ההיבטים של העסק - לקוחות, עובדים, ספקים, כספים פרוייקטים וכל התחומים. חשוב לבחור תוכנה מוכרת שתאפשר לארגון צמיחה עסקית. מערכת ERP של SAP מצריכה השקעה גבוהה, אך החזר ההשקעה (ROI) משתלם, כיוון שהטמעה של המודולים והתוספים המתאימים לצרכי החברה מאפשרים, שיפור מהיר ומתמשך של התהליכים העסקיים.

הגדרת יעדים ומטרות ברורים, מדידים וריאלים

#2

הגדרת מטרות מתבצעת ע"י זיהוי כאבים והחסמים ליעילות בארגון לדוגמא:

חיבור חוזי השרות לחשבוניות וקיצור תהליך הבילינג ב-50%.
שיפור תהליכי גביה והקטנת החוב באיחור מ-30% ל-5%.

בתהליך האפיון, ההטמעה וכבר בהתקשרות הראשונית, אנו מקפידים ליצור ציפיות ראליות מבחינת לוח הזמנים והתקציב, כדי להימנע מהפתעות וחריגות ולאפשר מרווח מספק בתכנון ובניהול הפרוייקט.

המטרה הסופית של המערכת היא שיפור רמת השירות ללקוח, תוך שילוב צרכי המחלקות, הלקוחות העובדים והחברה.

הגדרת תהליכי העבודה הקיימים, וביצוע אופטימיזציה לתהליכים החדשים היעילים ביותר

#3

המפתח להצלחת ההטמעה, טמון כבר בשלב האפיון, במיפוי מקיף ומעמיק של כל התהליכים הקיימים בכל מחלקות החברה. כל מחלקה ממפה את הצעדים, התהליכים והקריטריונים להחלטות שלה. לאחר מיפוי המושתת על מידע מבוסס, נתחיל בהגדרת השינוי הרצוי.

חברות רבות נוטות להתאים את המערכת החדשה לבעיות הישנות, הקשורות למערכת הישנה. זה הבסיס לכישלון של הרבה פרוייקטים.

מומלץ, להגדיר מחדש את התהליכים היעילים והאיכותיים ביותר בהתאם למטרות החדשות שמוגדרות, בלי להתייחס למגבלות המערכת הישנה.

תמיכה של ההנהלה בפרוייקט והצגת יתרונות שאפשר ל"למכור" למנהלי המחלקות

#4

הטמעת מערכת ERP זהו פרוייקט חוצה חברה, לכן חשוב שכל העובדים והמנהלים בארגון יראו את היתרונות והתועלות שבהכנסת המערכת. גורמים שיתנגדו להכנסת המערכת ויתפסו מהלך זה כשינוי מאיים, עלולים להכשיל את הצלחת הפרוייקט.

כמה דוגמאות להצגת יתרונות מערכת ERP ולרתימת מנהלי המחלקות:

פחות ניירת; פחות טעויות הקלדה ידנית וכפילות; פיתוח קל של דוחות; מידע בזמן אמת במקום אימות ידני בדיעבד; שקיפות בין כל המחלקות; הפחתת בעיות של שרות לקוחות ואשראי.

קריטריונים עיקריים לבחירת המערכת - שאלות טכניות ודרישות פונקציונאליות

#5

שאלות טכניות לגבי ארכיטקטורה

איזה בסיס נתונים נחוץ לפתרון?
האם הפתרון סקיילבילי?
האם המערכת ניתנת לקסטומיזציה ובאמצעות איזה טכנולוגיה?
האם ניתן לממשק אפליקציות נוספות לפתרון?
איזה Add Ons קיימים?
האם יש אופציה לרישוי בענן?
איך ניתן לגשת מרחוק?

דרישות פונקציונליות

בד"כ דרישות פונקציונליות תלויות בצרכים הייחודיים של הארגון לדוגמא:

האם הפתרון כולל ריבוי מחסנים? ריבוי חברות? ריבוי מטבעות?
האם שרות הלקוחות מקושר לשאר מערכת ה ERP?
האם ניתן להוציא חשבוניות מחזוריות?
אילו דוחות מגיעים עם המערכת?
אילו מחוללי דוחות מוטמעים במערכת?
אילו נתונים צריך להסב ואיך מתבצעת הסבת הנתונים?

בחירת ספק מוכר שמבין אתכם וייתן לכם ראש שקט ופתרון שלם

#6

קריטריונים העיקריים לבחירת ספק – חברה להטמעת מערכת ERP:

חברה מוכרת בעלת ניסיון, שיישמה את הפתרון בחברות באותו ענף ובתחום דומה.
חברה בעלת מערך טכנולוגי תומך: מתכנתים, מיישמים, תומכים וטכנאים מקצועיים ומנוסים.
חברה המבצעת את כל שלבי הפרוייקט באופן ישיר ואינטגרטיבי ללא קבלני משנה.
חיבור לצוות העובדים ולהנהלת חברה בפועל, המספקים כתובת ישירה, אישית ומיידית בליווי לאורך כל שלבי הפרוייקט.

תכנון, הערכה ובדיקה

#7

ערכית בדיקות ברמת המחלקות.
תכנון מראש של: התקציב, התכולה, תחומי אחריות, נתונים, דוחות ופיתוחים.
הגדרת כל הפעילות: לוחות זמנים, תפקידים, תחומי אחריות וניהול הפרוייקט.
צפי ותכנון בעיות אפשריות לדגומא: בתחום התפעול והמלאי, חוסר מידע ועוד. הערכה מראש של בעיות קריטיות, תאפשר יצירת פתרונות מותאמים מראש.