הפרוייקטים של אמיוס
הייחוד של קבוצת 207
קבוצת 207 עוסקת במתן שירותים לוגיסטיים למכולות ימיות ומשמשת מסוף מטענים ימי. לקבוצה מתקן של 70 דונם בנמל אשדוד, המכיל מחסנים של 16 דונם. הקבוצה משנעת אלפי מכולות בחודש ועשרות אלפי מטענים.
הקבוצה השכילה להטמיע מערכות אוטומטיות וכלי מיחשוב המאפשרים לה להתמודד עם נפח הפעילות כולל תוכנות לניהול מחסנים, איתור מכולות, שערים חכמים ומערכות בילינג (חיובים וגבייה) מתוחכמות. נושא הרכש והכספים, למרות זאת נשאר מאחור ולא קיבל את השדרוג הראוי בהתאם לנפח הפעילות בקבוצה.
המשימה
שרוני כהן, מנהל הכספים של הקבוצה, בכניסה לתפקידו, ראה בצורך הנ"ל חשיבות עליונה שתאפשר יישום נכון של נוהלי רכש, בקרה תקציבית פיקוח. הקבוצה נערכה לכך גם אירגונית והקימה מחלקת רכש. מנכ"ל החברה הגדיר משימה לא פשוטה להקים אירגונית ומיחשובית תוך תקופה של 3 חודשים את המערכת המבוססת על SAP Business One.
הפרוייקט
במהלך התקופה הקצרה שהוקצבה לפרוייקט, צוות אמיוס איפיין וניתח את הצרכים יחד עם מנהל הכספים שדרש ואיתגר מאוד את צוות היישום, אך תמיד קיבל מענה הולם. תוך כדי תנועה גם התגלו צרכים חדשים ופיתוחים שקיבלו מענה מהיר ואיפשרו ייעול של מערכת הנהלת החשבונות. לדוגמא ניתן מענה לצורך בקליטת כמות אדירה של חשבוניות מנמל אשדוד דרך קובץ. הממשק יצר חסכון עצום בהקלדה ידנית. בנוסף יושם עידכון אוטומטי של שערי מט"ח. כעת תנועות בין החברות בקבוצה נרשמות בצורה אוטומטית בין החברות.
הפתרון
תחום הרכש קיבל תפנית משמעותית: בקשות רכש מופקות ע"י גורמים מוסמכים, הזמנות מתבצעות באמצעות מחלקת הרכש וביקורות קבלה של סחורה ושירותים מתבצעות ע"י הגורמים המקבלים. כל הפעילות עוברת דרך מסננת תקציב, שנקבעה בתחילת שנת הכספים. כל התהליכים נעשים בצורה ממוחשבת וללא ניירת.
הצוות באמיוס מודע לכך שמערכת הרכש והכספים הייתה אבן פינה ראשונה לפרוייקט מאתגר ורב מימדים נוסף. פרוייקט שבו המערכת התפעולית והבילינג ישבו תחת קורת גג אחת.
הלקוח
"לזכותם של אנשי אמיוס יאמר שידעו לתת מענה מהיר ויעיל לכל הגחמות והפנטזיות החשבונאיות/כספיות שלי. היום בתום 3 חודשי עבודה מאומצת, יש גאווה לא קטנה על הביצועים והתרומה שהמערכת הביאה לארגון שלנו."
שרוני כהן
מנהל כספים קבוצת 207
רו"ח, משפטן (MBA)