חשבונית דיגיטלית
החשבונית שוב הלכה לאיבוד בדואר וצריך לשלוח נאמן למקור? חשבונית דיגיטלית שנשלחת במייל עם חתימה אלקטרונית מאושרת בהתאם לחוק - מקצרת את הגבייה!
חשבונית דיגיטלית - הדרך הקלה לקצר את הגבייה ולעבור לתהליך אוטומטי
חשבונית ממוחשבת זהו ממשק דיגיטלי לייעול תהליך הגבייה, ע"י שליחה אוטומטית של חשבוניות במייל ללקוחות. המעבר להנהלת חשבונות דיגיטלית, מקצר משמעותית את תהליך הגבייה ובכך חוסך אלפי שקלים לחברה.
איך חשבונית דיגיטלית בחתימה אלקטרונית חוסכת לחברה?
ללא שינוי תהליכי עבודה קיימים
תהליך ההדפסה ממערכת הנהלת החשבונות אינו משתנה. נתוני הלקוחות, אנשי הקשר וסטטוס החשבוניות מתעדכנים Online ממערכת ה – ERP. כך נחסך הצורך לנהל מאגר לקוחות כפול בשתי מערכות.
קיצור משמעותי בזמן הגבייה
החשבוניות נשלחות לכלל הגורמים הרלוונטיים אצל הלקוח. קיים חיווי האם החשבונית נקראה. הלקוח יכול לצפות באופן מיידי בכל החשבוניות שלו ללא צורך בהדפסה ומשלוח חוזר.
חיסכון של אלפי שקלים
עלות מסמך רגיל כולל הדפסה, משלוח בפקס/דואר/שליח, תיוק וארכוב, איתור ושחזור מסמכים אבודים וזמן עבודה היא כ 8 ש"ח למסמך. עלות זו כמובן נחסכת.
כל החשבוניות במקום אחד
מכל מקום ובכל זמן
כל החשבוניות החתומות נשמרות במקום אחד עם גישה לכל המורשים בחברה וגישה לכל לקוח לחשבוניות שלו.
הדפסה מרוכזת
ניתן להדפיס חשבונית בודדת או מספר רב של חשבוניות באופן גורף.
חתימה אלקטרונית משלוח מידי של חשבוניות ללקוח
החשבונית נחתמת דיגיטלית מיד עם הדפסתה ונשמרת באתר, נשלח מייל אוטומטי ללקוח עם לינק לחשבונית.
לקוחות ממליצים על חשבונית דיגיטלית
הלקוח כבר לא יכול לטעון שלא קיבל חשבונית מסוימת
המערכת תרמה לנו באספקטים רבים לדוגמא: חיסכון, התייעלות, שיפור תהליכי העבודה והבקרה. היום קל משמעותית לבקר את תהליך קבלת החשבונית אצל הלקוח וניתן לדעת מה היסטוריית החשבונית מרגע הוצאתה. נחסך זמן העובדת שהייתה אמונה על שליחת החשבוניות.
שגיב גריסריו
מנהל מערכות מידע, בסט קרטון בע"מ
איך פורטל חשבוניות יכול לקצר את הגבייה בחברה?
בסרטון של דקה תוכלו לצפות ביכולות של פורטל חשבוניות דיגיטליות:
#1 החשבונית מקבלת חתימה דיגיטלית ונשמרת בפורטל
#2 נשלח קישור ללקוח ישירות לחשבונית
#3 ניתן לקבל חווי בזמן אמת שהלקוח צפה בחשבונית.
#4 החשבוניות הדיגיטליות נשמרות אוטומטית במערכת ה-ERP.
#5 בפורטל החשבוניות ניתן לצפות, למיין ולחפש חשבוניות היסטוריות.
איך לסרוק ולבער חשבוניות ולשמור בארכיון דיגיטלי?
בסרטון של 2 דקות תכירו את כל שלבי התהליך:
#1 החשבונית נקלטת ב-ERP ללא שינוי בתהליכי העבודה הקיימים.
#2 המסמך נסרק בסורק ומקבל חתימה דיגיטלית המאשרת שהמקור נסרק בשלמותו.
#3 המסמך נשמר בארכיון דיגיטלי בהתאם לתקנות מס הכנסה.
#4 ניתן לצפות, למיין, לחפש ולייצא לאקסל את החשבוניות.
#5 לאחר שהמסמך נשמר הוא עובר סבב אישורים. הגורם המאשר הראשון צופה במסמך
ובוחר האם לאשר או לדחות.
#6 המסמך עובר אוטומטית לגורמים המאשרים הבאים שהוגדרו בסבב.
מה צריך לדעת על חתימה אלקטרונית ומשלוח חשבוניות במייל עפ"י החוק?
כאשר ארגון שוקל את האפשרות של חתימה אלקטרונית או מתחיל לקבל מסמכים חתומים דיגיטלית, עולות שאלות רבות לדוגמא: אילו מסמכים ניתן להפיק כמסמכים דיגיטליים? איך ניתן לשלוח מסמכים עם חתימה אלקטרונית? איך לשמור את התיעוד, הן כשולחים והן כמקבלי המסמך? איך מוודאים שהחתימה האלקטרונית תקפה? האם מותר לארגון לסרב לקבל מסמכים אלקטרוניים? ושאלות נוספות.