כל מה שצריך לדעת על חתימה אלקטרונית ומשלוח חשבוניות במייל עפ"י החוק

כאן תוכלו למצוא את התשובות של החוק לשאלות מרכזיות: מה הם השינויים בהוראות ניהול הספרים? אילו סוגי מסמכים מותר לשלוח? מה הם התנאים להגדרת מסמך ממוחשב? איך לשלוח את המסמכים והחשבוניות? איך יש לשמור ולאחסן את המסמכים הדיגיטליים בצד של השולח  ובצד המקבל? ומה ההבדל בין חתימה אלקטרונית לחתימה מאושרת עפ"י החוק?

מבוסס על תמצות חוזר מס הכנסה מס' 24/2004 העוסק בשינויים בהוראות ניהול ספרים במסמכים ממוחשבים. 

מה הם השינויים בהוראות ניהול ספרים לגבי מסמכים דיגיטליים?

לאחר בחינת ההשלכות של החוק תוקנו הוראות ניהול פנקסים כלהלן:

ניתן היתר לשימוש במדיה האלקטרונית לצורך משלוח מסמכי תיעוד, כאשר הם חתומים בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.

אושר שימוש במדיה ממוחשבת לתיעוד חשבונאי נוסף מלבד חשבוניות.

הוגדר מעמד זהה למסמכים ממוחשבים כמו למסמכי מנייר. לדוגמא, נישום יהיה רשאי לדרוש הוצאה ולקזז מע"מ תשומות על בסיס חשבונית מס שהועברה אליו בדואר אלקטרוני.

נוספו הוראות שנועדו להתאים את הוראות ניהול ספרים למסחר אלקטרוני ולהתפתחויות בתחום התקשורת האלקטרונית.

אילו סוגי מסמכים מותר לשלוח?

נישום רשאי לשלוח באמצעות מחשב, לאחר שנרשמו במערכת החשבוניות, כל אחד מאלה: קבלה, חשבונית (למעט חשבוניות המשמשת כתעודת משלוח), זיכוי מס או חשבונית מס.

אין כל שינוי בדרך ניהול תיעוד הפנים עצמו, אלא רק בדרך משלוח המסמך. המשלוח באמצעי ממחושב יתבצע רק  לאחר שהושלם תהליך הקמת המסמך במערכת הנהח"ש של הארגון.  

 
 

מה הם התנאים שמגדירים מסמך ממוחשב?

במסמך ממוחשב הוא מסמך העונה על שני התנאים המצטברים הבאים:

המסמך - נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים. תנאי זה מבטיח את קיומו הממוחשב של המסמך מרגע היצירה שלו ועד תום תקופת השמירה המחויבת בחוק. לפיכך עותק נייר אינו מסמך ממוחשב והצגת המסמך הממוחשב כעותק נייר פוסלת אותו מלהוות תיעוד חוץ. לדוגמא אם ארגון קיבל חשבונית חתומה אלקטרונית עליו לשמור אותה במחשב כמסמך דיגיטלי בפורמט שבו היא קיבל אותה, עותק מודפס של החשבונית הנ"ל לא יוכל לשמש לצורך קיזוז מע"מ.

 

המסמך חתום ב"חתימה אלקטרונית מאושרת" או ב"חתימה אלקטרונית מאובטחת" של עורך התיעוד: החתימה האלקטרונית מבטיחה את מאפיינים הנדרשים לצורך ההוראות כגון זהות השולח, מניעת שינויים במסמך וכיו"ב. החתימה האלקטרונית שתלווה את המסמך הממוחשב לכל אורך חייו היא חתימתו האלקטרונית המקורית של עורך התיעוד ולא של שום גורם אחר, לרבות גורם קשור לדוגמא, אסור השימוש בחתימה אלקטרונית של חברה אם, החתימה חייבת להיות ספציפית לארגון השולח. במקרה של עסק בו מספר עובדים אין חובה לצרף חתימה אלקטרונית אישית של כל עובד המפיק תיעוד אולם קיימת חובה לחתום בחתימה אלקטרונית של הנישום.

ניתן לייצר מסמך ממוחשב ע"י סריקה של המסמך או הפקה אוטומטית. בכל אחת מהדרכים חובה שיופיעו על גבי המסמך הממוחשב המילים "מסמך ממוחשב". המסמך חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת של מפיק התיעוד. למסמך שאינו חתום אין כל משמעות לצורך מס הכנסה ולצורך מס ערך מוסף והוא לא יוכל לשמש לצורך ניכוי הוצאה או קיזוז מס תשומות.

 

כיצד ניתן לשלוח מסמך ממחושב?

התיקון בהוראות אינו קובע את דרך ההעברה של המסמכים ברשת (דואר אלקטרוני, רשת תקשורת וכדומה), אלא קובע אמות מידה להעברה. לדוגמא, חברה גדולה רשאית לשלוח לכל לקוח באמצעות דואר אלקטרוני את חשבונית המס שהפיקה או לחילופין להקים אתר אינטרנט אליו יוזרמו כל חשבוניות המס שלה.

 

כל הוראה אחרת בהוראות ניהול פנקסים תחול גם במקרה זה, כלומר החשבונית תישא את כל הפרטים הנדרשים בחשבונית ועל הלקוח לקבל חשבונית הנושאת את המילה "מקור" רק פעם אחת והוא לא יוכל להורידה כמקור כל אימת שיחפוץ.

 

דגשים ודרישות נוספות שחלות על שולח מסמך ממוחשב

ההודעה מראש לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון - נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים, יודיע על כך לפקיד השומה בדואר רשום, לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון.

משלוח מסמכים ממוחשבים רק בהסכמת המקבל - נישום המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים יוכל לעשות כן רק אם המקבל הביע את הסכמתו לכך, לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון, וכי המשלוח יתבצע כל עוד לא ביטל המקבל את הסכמתו האמורה. על הנישום השולח מסמכים ממוחשבים לשמור את אותם אישורי הסכמה שקיבל מהגורמים אליהם הוא מתכוון להעביר מסמכים ממוחשבים. מסמכי הסכמה אלה יישמרו כחלק ממערכת החשבונות של הנישום.

 

איך לשמור ולאחסן מסמכים ממוחשבים ע"י השולח?

מחויב הנישום לשמור את המסמך הממוחשב שנשלח כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו. העובדה שהמסמך האלקטרוני הופק ע"י השולח מתוך קובץ קבוע וכי הקובץ הקבוע כלול במערכת החשבונות שלו אינה פותרת אותו משמירת המסמך הממוחשב שנשלח כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. 

 

במקרה בו המסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקת מקור התיעוד, בנוסף לשמירת המסמך הממוחשב, מחוייב הנישום לשמור גם את מקור התיעוד במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.

איך לשמור ולאחסן מסמכים

ממוחשבים ע"י המקבל?

שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח ועל גבי אמצעי אחסון ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימה האלקטרונית בה נחתם. 

 

הדפסת המסמך ותיוקו אינה עונה על דרישות השמירה של מסמך ממוחשב ועותק הנייר לא יוכל לשמש כתיעוד חוץ.

 
 

שמירה ואחסון של מערכת חשבונות ממוחשבת

החוק מגביל את מקום שמירת מערכת החשבונות של עסק שהייתה לו הכנסה שהופקה בישראל או באיזור – ישראל או לאיזור בלבד, כפי שהודיע על כך הנישום לפקיד השומה.

 

על כל נישום המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת וללא כל קשר לקיומם של מסמכים ממוחשבים מוטלת החובה לבצע גיבוי שוטף של מערכת החשבונות הממוחשבת שלו בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס.

 

הגדרות סוגי חתימה עפ"י חוק חתימה אלקטרונית

חוק חתימה אלקטרונית התשס"א 2001 מגדיר את ההבדלים בין סוגי החתימות הדיגיטליות:

חתימה אלקטרונית - חתימה שהיא מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני לדוגמא שם, תפקיד  ולוגו של הכותב.

חתימה אלקטרונית מאובטחת - חתימה אלקטרונית שמתקיימים בה כל אלה:

  • ייחודית לבעל אמצעי החתימה.

  • מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.

  • הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.

  • מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.

חתימה אלקטרונית מאושרת - חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר גורם מאשר הנפיק תעודה אלקטרונית בדבר אמצעי אימות החתימה המזהה אותה.

 

הירשמו וקבלו עדכונים מועילים

  • emuse פייסבוק של אמיוס
  • emuse ערוץ יוטיוב של אמיוס
  • emuse לינקדאין אמיוס

הירקון 67 בני ברק, ליד קניון איילון רמת גן

צרו קשר לשיפור תוצאות העסק

© כל הזכויות שמורות לאמיוס ישראל בע"מ   |    www.emusedigital.com