מדריך להטמעת מערכת SAP

מדריך להטמעת SAP Business One לחברות השוקלות ליישם מערכת SAP כפתרון לניהול העסק. המדריך כולל את כל השאלות שכדאי לחברה לשקול ולהעריך לפני ותוך כדי הטמעת מערכת. 13 שאלות מנחות ופירוט מקיף של טיפים ודגשים שכדאי לדעת לפני הטמעת מערכת ERP לניהול העסק של SAP.

איך לבחור שותף עסקי של SAP?

בחירת שותף SAP היא החלטה קריטית, כיוון שזוהי התקשרות לזמן רב.

שותף מוסמך של SAP Business One כמו אמיוס מציע שירותי תמיכה ויישום הכוללים: אספקה ​​של רישיונות תוכנה, יישום, הדרכה, פיתוח ואינטגרציה.

 

​שאלות שכדאי לברר עם שותף SAP:

#1

מה הניסיון של השותף ביישום SAP Business One?

בפרט נסיון בענף עם חברות בגודל דומה. כלל שהשותף מכיר יותר את הענף שלך כך היישום יהיה קצר ויעיל יותר. הוא ישאל את השאלות הנכונות וידע לכוון לפתרונות המתאימים.

אילו פתרונות משלימים כלולים ונתמכים על ידי שותף SAP Business One?

בהתאם לדרישות הפונקציונליות של החברה ידרשו הרחבות ופתרונות משלימים. יש לבדוק אילו תוספים רלוונטיים ליישום הספציפי של SAP Business One.

מה כלול בהסכם התמיכה?

תחזוקת Business One SAP כוללת שני רכיבים: הסכם תחזוקה של SAP והסכם תמיכה של השותף.

יחד עם רכישת הרישוי יש לרכוש הסכם תחזוקה של SAP המבטיח עדכונים ותמיכה של SAP בבאגים. התשלום על ההסכם הוא לפי שנה קלנדרית ויש לחדשו עם תחילת כל שנה. במידה ובחרתם לא לחדש ותרצו לחדש בהמשך יהיה עליכם לחדשו רטרואקטיבית.

הסכם תמיכה של הספק מכסה שאלות, בקשות ותקלות. בדקו האם לספק יש helpdesk, מה הניסיון של צוותי התמיכה, נהלים ושעות התמיכה ו-SLA.

האם אפשר לפגוש את צוות הייעוץ?

הקצו זמן לפגישה עם צוות הייעוץ אשר יעבוד על יישום  SAP Business One בארגון. ודאו שאתם מבינים מה דרך העבודה של הצוות, מה הניסיון שלהם והגדירו את הציפיות.

איך מתומחר הפרוייקט?

ישנן כמה אופציות לתמחור הנעות בין מחיר פיקס למחיר לפי שעה. עליכם לוודא ששותף ה SAP Business One מבין את התהליכים העסקיים, הדרישות והפרטים הספציפיים החברה. ככל שתשקיעו יותר זמן בניתוח ועיצוב מדויק של הדרישות כך ההצעה והתמחור יהיו מדויקים יותר. הקצו זמן מראש כדי להגדיר את דרישות שלך ולהבטיח יישום חלק של SAP Business One.

מהן העלויות השנתיות?

כחלק מההחלטה צריך לשקול את ה-TCO, עלות הבעלות הכוללת. בקשו מהשותף לקבל את עלויות התחזוקה והתמיכה השנתית המשוערות.

מהן יכולת הפיתוח ששותף SAP Business מציע?

גם אם אתה לא דורשים פיתוחים ב - SAP Business One עבור היישום הראשוני של SAP Business One ככל שהעסק גדל ייתכן שתצטרכו יכולות פיתוח כדי לשלב יישומים נוספים או פונקציונליות מסוימת בתוך SAP Business One. SAP Business One מציע כלים מעולים לפיתוח ואינטגרציה. עליכם לוודא שלשותף SAP Business One שאתם בוחרים יש ניסיון בעבודה עם ה SDK של SAP Business One.

מה המתודולוגיה של אמיוס ליישום SAP?

#2

רוב שותפי SAP Business One עובדים עם מתודולוגיית יישום דומה לזו:

  • אפיון ראשוני

  • הצעת מחיר מפורטת

  • אפיון מפורט

  • יישום ופיתוח

  • בדיקות

  • הטמעה והדרכה

  • תמיכה שוטפת

SAP Business One הוא מוצר שנועד לעסקים קטנים ובינונים (SME). מתודולוגיית היישום צריכה להיות מספיק מובנית כדי לאפשר לנהל את הפרוייקט, התקציב והמשאבים תוך שמירה על גמישות.

מה הן הדרישות העסקיות ממערכת SAP?

#3

לאחר שהוגדר הצורך בתוכנה חדשה צריך לקבוע את הדרישות מהפתרון החדש לניהול העסק. יש להגדיר תכולת עבודה מפורטת, אשר כוללת:

  • איזה מודולים של SAP Business One ייושמו?

  • מה נכלל בהסבת הנתונים?

  • אילו דוחות נדרשים כולל דוחות סטנדרטים של SAP ודוחות מותאמים אישית?

  • פירוט של הקונפיגורציה הנדרשת בכל מודל.

  • תכנית הפרוייקט.

  • תמחור כולל רישוי תוכנה, תחזוקה שנתית ושירותי יישום.

  • דרישות חומרה.

  • תחומי האחריות של הלקוח והשותף

האתגר בהגדרת תכולת העבודה הוא לוודא שכל התהליכים העסקיים החשובים מכוסים ומתועדים. יש להשקיע בכך זמן ולערב את כל המחלקות.

אילו פתרונות משלימים נדרשים?

#4

One מציע פונקציונליות לניהול כספים, הפצה, ייצור, שירותים, מכירות ועוד. במקרים שיש לחברה דרישות פונקציונליות ספציפיות ניתן להוסיף פיתוח תוכנה ואינטגרציה באמצעות SDK של SAP Business One (ערכת פיתוח תוכנה) ו- Add-Ons מובנים.

מי הגורם בחברה שינהל את הפרוייקט?

#5

עסקים קטנים עד בינוניים מתעלמים לעיתים מחשיבות ניהול הפרוייקט. מנהלי פרוייקטים מטעם שותף SAP והלקוח, הם אחראים להובלת הביצוע דרך השלבים השונים, ניהול שינוי תכולה, בקרה תקציבית, קבלת החלטות במועד ודיווח התקדמות לעסק.

מנהל פרוייקט פנימי חזק, משמעותי מאוד באספקה ​​מהירה, מדויקת ובמסגרת התקציב של מערכת SAP. הכישורים הנדרשים ממנהל פרוייקט מטעם החברה:

  • מיומנויות תקשורת, מיכה מההנהלה ומגורמים בארגון ומחוצה לו.

  • ידע עסקי כללי טוב מתחום החשבונאות, התפעול והטכנולוגיה.

  • יכולת ארגון ועבודת תחת לחץ.

תחומי האחריות של מנהלי הפרוייקט ביישום המערכת:

  • הגדרת שינויים במסגרת תקציב, החלטות לגבי תכולה, ייצוג החברה בפרוייקט.

  • תקשורת בין שותף SAP לארגון, תיאום ציפיות, מתן הרשאות וחיבור לגורמים הרלוונטיים.

  • סיוע בניהול שינויים.

  • סיוע ביצירת תיעוד למערכת כנדרש.

תכנית יישום SAP Business One המקוצרת להלן יכולה לשמש מדריך בסיסי עבור מנהלי פרוייקטים, יועצי יישום SAP ואתם - הלקוח. אלה האלמנטים של תכנית הפרוייקט:

  • תאריך ההתחלה המתוכנן של פעילות.

  • תיאור של כל פעילות.

  • השעות שהוקצו לכל פעילות.

  • המצב (התחיל, בתהליך וכו').

  • שעת הלקוח המוקצה לכל פעילות.

  • תפקידו של הלקוח בכל פעילות.

  • למי יש אחריות לכל פעילות וקטע הערות כללית.

​​

חשוב שמנהלי הפרוייקט ייצמדו לתוכנית הפרוייקט, יעדכנו אותה, יגדירו בבירור את תחומי האחריות ויעדכנו משימות שהושלמו.

הדרכת משתמשים

#6

הדרכת המשתמשים היא חלק מהותי בפרוייקט, היקף ואופן ההדרכה לכל משתמש תלוי בגורמים הבאים:​

  • הניסיון של המשתמשים במערכת.

  • מורכבות התהליכים העסקיים.

  • כמה תהליכים עסקיים חדשים או שונים הוקצו למשתמש?​
     

ההדרכה יכולה להיות תפורה ספציפית לארגון, בהתאם לתהליכים ייחודיים בחברה. בנוסף ל-SAP יש הרבה חומר הדרכה מקוון לכל אחד מהמודולים של ה SAP.           

מה החשיבות של בדיקות קבלה ואיך לבצע?

#7

בדיקות הקבלה הן חלק חשוב מהטמעת מערכת SAP. כך החברה ושותף SAP יכולים לבדוק תרחישים מפתח 'לפני עליה לאוויר ולהציף בעיות פוטנציאליות.

הגדרה מראש ל בדיקות הקבלה

  • איזה תרחישים ייבחנו?

  • מי אחראי (המשתמש ו / או שותף ליישום) על בדיקת התרחישים?

  • איזה סוג של בדיקות יערכו?

  • כמה זמן מוקצה לבדיקות?

  • אילו כלים ומערכות ישמשו במהלך הבדיקות?

  • כיצד ידווחו תוצאות הבדיקות?

​​

לאחר השלמת בדיקות הקבלה יש להעביר משוב לצוות הפרוייקט, כך שכל השינויים הנדרשים יבוצעו והמערכת תיבחן מחדש.

האם כבר מוכנים לעליה לאוויר?

#8

התשובה להשאלה הקבועה האם מוכנים לעלות לאויר, צריכה להינתן ע"י מנהלי הפרוייקט והמשתמשים. פעולה עפ"י מתודלוגית ההטמעה של SAP וביצוע בדיקות הקבלה מבטיחים מוכנות לעליה לאוויר של מערכת ה-ERP. ​

שיקולים מרכזיים שיש לקחת בזמן אמת:

  • האם צריך ספירת מלאי?​

  • תאריך ושעה להסבת הנתונים?

  • תמיכה מוגברת בזמן המעבר?

  • סיוע למשתמשים?

מה צריכה לכלול התמיכה במערכת SAP?

#9

לאחר העלייה לאוויר יש לוודא שקיים הסכם תמיכה שיכלול:

  • Helpdesk: צוות טכני ואפליקטיבי שיענה לקריאות השרות ויספק תשובות לשאלות לגבי תוכנת SAP Business One לעובדי החברה. ​

  • תמיכה בגישה מרחוק: בד"כ אפשר לפתור את הבעיות בשיחת טלפון, ​​אך לפעמים נדרשת גישה מרחוק של צוות התמיכה ישירות למערכת SAP Business One.

  • שדרוגי SAP Business One: לוודא ששותף SAP מסייע בשידרוגים ועדכוני גירסא, כדי להפיק את המירב מתוכנת ה-SAP.

  • ניהול שוטף: ככל שהעסק גדל ומתפתח כך גם משתנות הדרישות. הצפייה משותף SAP שיזום פגישות לזהות הזדמנויות ליישום המטרות העסקיות ולטפל בנקודות כואבות.​​

איך לעמוד במסגרת התקציב?

#10

כדי לעמוד במסגרת התקציב יש לשים לב לכמה דגשים

  1. מתן מנגנון דיווח למנהל הפרוייקט על כל חריגה מהתכולה או התקציב.

  2. הכשרת "משתמש על" אחד לפחות מעובדי החברה, אשר יהיה מסוגל לעשות חלק ממשימות האדמיניסטרציה של מערכת ה SAP Business One כמו הגדרת משתמשים חדשים ומתן הרשאות למשתמשים.

  3. ניהול מוקפד של שלושת התחומים שיכולים לגרום לחריגות בפרוייקט: נתונים, דוחות ופיתוחים.

  4. מינוי מנהל פרוייקט פנימי, ריכוז כל הנתונים הנדרשים בהתקשרות עם שותף SAP.

  5. הגדרת יעדים מציאותיים. לא כל חלק במערכת צריך להיות מייושם בשלב 1.

אילו תפקידים ותחומי אחריות כדאי להגדיר כדי שהטמעת מערכת SAP תצליח?

#11

בכל הטמעה ויישום של מערכת ERP יש להגדיר תפקידים ותחומי אחריות בתחילת הפרוייקט.

  • מנהלי פרוייקטים פנימיים - חשוב להקצות מנהל פרוייקט פנימי שתפקידו:  ניהול התקציב, תיאום ציפיות, תיאום הדרכות ומשוב ממשתמשים, מעקב אחר הבדיקות וידווח להנהלה הבכירה.​

  • משתמש על -  SAP Business One Admin הכשרת משתמש טכני כמנהל מערכת. עובד זה ייקח אחריות על האדמיניסטרציה היומיומית של SAP Business One - הגדרת משתמשים חדשים, תמיכה בסיסית עבור שאילתות משתמשים, הרשאות משתמש ודוחות.​

  • השתתפות הנהלה בכירה - מתודולוגיית יישום אפקטיבית מחייבת את תמיכת ההנהלה הבכירה בתהליכים האסטרטגיים ובשלבי אפיון מערכת SAP. חוסר מעורבות ההנהלה עלול לגרום לכך שתוצאות המערכת לא תואמות לרצון ההנהלה.

המרת נתונים ואיך להימנע מחריגות בהטמעת ERP?

#12

התחומים שעלולים לגרום לחריגה הגדולה ביותר בתכולה ובתקציב ביישום מערכות מידע הם: המרת נתונים, דוחות ופיתוחים.

התחומים המרכזיים שעלולים לגרום לחריגות הגדולות ביותר:

  • המרת נתונים - לסוג הנתונים שמחליטים להמיר, יחד עם היכולת לספק נתונים איכותיים מהמערכת הישנה, יש השפעה מהותית על התמחור.

  • "נתוני מאסטר" ו/או "נתוני תנועות" - נתוני מאסטר מתייחסים לכרטיסים של לקוחות וספקים, פריטים ויתרות פתיחה. נתוני תנועות מתייחסים לחשבוניות, הזמנות וכו'.
    ל SAP Business One כלים להעברת הנתונים. סוג הנתונים שצריכים לייבא לתוך SAP Business One תלוי לדוגמא בתעשייה וברגולציה הנדרשת.

 

ניתן לחלק את המרת נתונים ב-SAP Business One לשלוש קטגוריות רחבות:

 

  1. המרת נתונים פשוטה - המרה של נתוני מאסטר מהמערכת הישנה ל-SAP Business One. לייצא נתונים ממערכת הקיימת לתוך פורמטים קבועים של Excel.

  2. המרת נתונים טיפוסית - כולל הסבת נתוני אב, בתוספת מסמכים פתוחים נוכחיים.

  3. המרת נתונים כוללת - יבוא של כלל נתוני המאסטר ונתוני עסקאות מפורטים. המרה זו מאפשרת לגשת מה-SAP לנתונים ישנים, אבל יש לשקול עלות מול תועלת ויכולת לגשת לנתונים מהמערכת הישנה.

יש לבחון את צרכי המרת הנתונים יחד עם שותף SAP Business One ולהגדיר את היקף הנתונים ואופן ההמרה.

SAP Business One מספק כמה כלים מעולים כדי לסייע עם המרת הנתונים. נדרש תכנון, אירגון ומעורבות בתהליך הבדיקה.

דוחות - ב-SAP Business One קיימות מגוון אפשרויות להפקת דוחות –  דוחות סטנדרטיים, SAP Crystal Reports, מנהל שאילתות SAP Business One, שאילתות בגרירה, לוחות מחוונים, HANA ועוד.

לכל אפשרויות אלה נדרש תכנון מפורט. לסוג הדוחות ולפורמט (נייד, מודפס, אינטרנט) יכולה להיות השפעה מהותית על התמחור. יש להגדיר בפירוט את הנתונים הנכללים בכל דוח, איך הדוח יראה, ומה נכלל באפיון התכולה.

פיתוח - SAP Business One מציעה מספר כלי פיתוח כמו SDK SAP Business One. פיתוח עבור לקוחות יכול לנוע בין הרחבה פשוטה לשילוב פתרונות מקיפים ומודולריים. כל פיתוח צריך להיות מוגדר היטב ולהיבדק.

עוד דגשים שכדאי לקחת בחשבון בהטמעת מערכת SAP?

#13

תיעוד: SAP Business One כולל משאבי הדרכה ותיעוד מקוונים. כלים אלה לא כוללים  תיעוד של זרימות עבודה ייעודיות שהגדירו מיישמי SAP. מומלץ ליצור תיעוד ספציפי שיעזור למשתמשי העל ולמשתמשים חדשים.
 

דרישות חומרה: חשוב לכלול בתקציב של הטמעת SAP Business One דרישות חומרה (שרת ולקוח). הדרישות צריכות לכלול גם את SQL Server או SAP HANA כמסד הנתונים הנבחר.

S Number: לקוחות של SAP Business One זכאים למספר S SAP - אשר נותן גישה לפורטל SAP .SAP Portal מכיל המון מידע, טיפים וטריקים ליישום ושימוש ב SAP Business One.

סוגי רישיונות: ל- SAP Business One  יש סוגי רישיונות שונים. אפשר לחלק אותם לשתי קטגוריות רחבות -

"SAP Business One Professional" ו - "Limited SAP Business One".

ל-Limited SAP Business One יש מספר סוגים: "Limited CRM” ,“Limited Financial ,“Limited Logistics” כאשר כל רישיון הוא פר משתמש.

סוגי הרישוי של SAP Business One בהתאם לתפקידים השונים שהמשתמשים השונים צריכים בעבודתם. לדוגמא עובדי שרות לקוחות צריכים רישיון CRM מוגבל ולעובדים במחלקת כספים מתאים רישיון פיננסי מוגבל. מומלץ לערוך רשימה של המשתמשים והתפקידים ולוודא שאכן הפונקציונאליות הרצויה נכללת ברישיון. לדוגמא היכולת להפיק הצעות מחיר והזמנת חשבוניות. לכל סוג רישיון תמחור שונה, מיישם SAP יכול לעזור בהתאמת הרישיון לצורך.

שורה תחתונה

  1. חשוב לבחור שותף של SAP Business One מתאים.

  2. יש להגדיר את היקף הפרוייקט היטב לפני תחילת העבודה.

  3. ביצוע הדרכות מקיפות למשתמשים.

  4. ביצוע פיילוט במידת האפשר ובדיקות לפני עליה לאוויר.

  5. בדיקה מקיפה של המרות נתונים ובדיקה קריטית של יתרות פתיחה.

  6. הגדרת תאריך ריאלי לעלייה לאוויר, וביצוע הפעולות המקדימות.

  7. בדיקה שכל עבודות האינטגרציה והפיתוח נבדקו במספר תרחישים אפשריים.

  8. ניהול ציפיות משתמשים ביחס למערכת הישנה וניהול השינויים הנדרשים.

הירשמו וקבלו עדכונים מועילים

  • emuse פייסבוק של אמיוס
  • emuse ערוץ יוטיוב של אמיוס
  • emuse לינקדאין אמיוס

הירקון 67 בני ברק, ליד קניון איילון רמת גן

צרו קשר לשיפור תוצאות העסק

© כל הזכויות שמורות לאמיוס ישראל בע"מ   |    www.emusedigital.com