הירשמו וקבלו עדכונים מועילים

  • emuse פייסבוק של אמיוס
  • emuse ערוץ יוטיוב של אמיוס
  • emuse לינקדאין אמיוס

הירקון 67 בני ברק, ליד קניון איילון רמת גן

צרו קשר לשיפור תוצאות העסק

© כל הזכויות שמורות לאמיוס ישראל בע"מ   |    www.emusedigital.com

שלבי הפרוייקט להטמעת מערכת SAP

אמיוס פיתחה מתודולוגיה להטמעת מערכת SAP, כדי ליצור וודאות, שליטה ובהירות בניהול פרוייקט הטמעת מערכת ERP של SAP. התהליך כולל 9 שלבים מובנים בהם מוגדרים תחומי האחריות של הלקוח והספק באופן מאורגן ויעיל.

מיפוי צרכים ראשוני וייזום הפרוייקט:

הגדרת ה-VISION, INDICATORS, PAIN) VIP)

#1

חזון  (V) - איפה אני רוצה להיות?

יעד   (I) - איך אדע שהגעתי?

כאב (P) - מה מונע ממני להגיע לשם?

 

שלב זה כולל מתן מענה למגוון שאלות

  • מה המטרות העל של הארגון ומה היעדים?

  • מה הצרכים העסקיים של הארגון?

  • מי בארגון מושפע מהאתגר העסקי?

  • מה הצורך שמחייב החלפת המערכת בדחיפות?

  • מי המתחרים ובאיזה תחומים צריך להתגבר על המתחרים?

  • מה היתרונות ברמת העל של פתרון הצרכים?

  • מה טווח הזמן המוגדר לביצוע הפרוייקט?

  • מה התקציב המוקצה לפרוייקט?

  • מה הקריטריונים לבחירת המערכת? למשל פונקציונליות, ממשק משתמש, שימושיות, מחיר, מיצוב.

  • קבלת החלטה על ביצוע הפרוייקט.

אפיון מקדים ותכנון הפרוייקט

שלב האפיון הראשוני כולל ניתוח פונקציונלי של צרכי הארגון ובחינה כיצד ניתן לתת להם מענה. בנוסף מוערך מה משך הזמן הנדרש לביצוע כל שלב וסדרי עדיפויות. לאחר מכן ניתנת הערכה של היקף הפרוייקט, סדרי עדיפויות ועלויות.
 

אפיון מפורט

תהליך האפיון הוא תהליך מקצועי ומובנה הכולל איסוף מידע בדרך של תשאול מנהלים ומשתמשי מפתח בארגון, עריכת סקרים, ניתוח והגדרת מבנה ותכולת המערכת. התוצר של תהליך האפיון הוא מסמך האפיון מכיל את החלקים הבאים:

  • רקע: תיאור הסביבה בה פועל העסק ומצב הקיים, הצרכים להם אמור להימצא פתרון במסגרת ההטמעה והפיתוח, הפער בין המצב הקיים למצב הרצוי, תוך דגש על שינויים ושיפורים נדרשים, הגדרת תפקידים לכל תחום במערכת.

  • ​​תיאור תהליכים: תיאור מפורט של כלל התהליכים במערכת כולל נתוני הקלט והפלט שלהם. תהליכים אלו הינם לב המערכת ותכנונם המדויק חשוב ביותר לאמינותה.

  • ​​בחינת הפתרונות הרלוונטיים במערכת SAP Business One.

  • הסבת נתונים: הגדרת תהליך הסבת הנתונים מהתוכנה הקיימת עם איחוד וכללי טיוב הנתונים הנדרשים.​

  • פיתוחים: במידת הצורך, יתבצע אפיון לרכיבים המחייבים פיתוח.​

  • משתמשים והרשאות: ניתוח קהל היעד, יכולותיו מול יעדי הפרוייקט, הגדרת סוגי הרשאות.​

  • דו"חות ושאילתות: האפיון יכלול את רשימת הדו"חות לרבות נתוני הקלט לכל דו"ח ודרך הצגת נתוני הפלט: הרכב הנתונים, סידורם בדו"ח והיכולת לייצא אותם לתוכניות חיצוניות כדוגמת Excel.​

  • אפיון מפורט למסכים ולטפסים: תיאור מדויק של מבנה כל מסך בתוכנה כולל סוגי שדות, כפתורים ויכולות ביצוע במסך.​

  • לוחות זמנים: תיאור משך של כל תהליך בפרוייקט, חישוב סטיות אפשריות וקביעת דד-ליין לכל שלב.​

  • הגדרת כמות הרישיונות הסופית וסוגי הרשיונות הנדרשים.​

  • מדדי הצלחה מפורטים לפרוייקט בהתבסס על היעדים שהוגדרו בשלב הייזום.

​​

בתום האפיון יאשר הלקוח את מסמכי האפיון, את סדרי העדיפויות ולוחות הזמנים. אישור זה הוא תנאי הכרחי לתחילת שלב היישום והפיתוח.

#2

יישום

שלב היישום יתחיל לאחר האישור בכתב של מסמכי האפיון ע"י הלקוח, בשלב זה תתבצע התאמה של המערכת לצרכי הלקוח כמוגדר באפיון המפורט. היישום יתבצע בשלבים ובכל שלב הלקוח יאשר את התוצרים. 

#3

פיתוח

במידה ונדרשים פיתוחים על מנת להתאים את המערכת לצרכי הלקוח, כל פיתוח יאופיין ויתומחר בנפרד.

#4

בדיקות ומסירה

בדיקות בסיום כל שלב

במהלך האפיון ייבדק כל שלב כפי שהוגדר בהצעת המחיר ויאושר ע"י הלקוח שבוצע בהתאם לאפיון.

 

בדיקות סופיות

בשלב זה יבצע הלקוח בדיקות מקיפות של המערכת ויבחן את עמידתה במדדי ההצלחה אשר הוגדרו בשלב האפיון המפורט.

#5

צוותי הפרוייקט

צוות הפרוייקט מטעם אמיוס ישראל בע"מ:

 

מנהל פרוייקט ומיישם SAP Business One         

  • אחריות לביצוע מלא של הפרוייקט ועמידה ביעדים ובתקציב.

  • התנהלות שוטפת מול נציגי הלקוח.

  • דיווח שוטף לצוות ההיגוי על התקדמות הפרוייקט וכן על בעיות שוטפות ומצבים חריגים.

  • הכנה ועדכון שוטף של תכניות עבודה.

  • איסוף הדרישות מכל הגורמים הרלוונטיים אצל הלקוח וניתוח הצרכים כתיבת מסמך האפיון ותיאור התהליכים העסקיים, הצרכים, ואופן המימוש במערכת.

  • הגדרת קונפיגורציה של המערכת בהתאם למסמכי האפיון.

  • כתיבת תכנית הבדיקות.

  • ביצוע בדיקות מקיפות על כל האלמנטים שהוגדרו במערכת.

  • תמיכה בבדיקות וההרצה במקביל של המערכת.

  • העברת ידע למובילי הנושא אצל הלקוח.

 

מפתח SAP Business One 

אחריות לפיתוח פתרונות שלא ניתן ליישמם עם הכלים הסטנדרטיים של מערכת SAP B1.

צוות הפרוייקט מטעם הלקוח

לצורך הצלחת הפרוייקט על הלקוח להקצות כוח אדם מתאים משלב הייזום ועד ליישום המלא של המערכת בארגון. היתרונות במעורבות צוות הפרוייקט של הלקוח:

  • לקיחת חלק פעיל בתהליך קבלת ההחלטות.

  • ייעול וקיצור תהליך ההטמעה בארגון.

  • לימוד המערכת ושיטות העבודה עם SAP Business One בצורה מעמיקה.

  • מעברן נוח וקל לצמצום התלות בספק ותפעול עצמאי.

 

איש קשר (Focal Point) מטעם הלקוח:

  • בעל הסמכות הבלעדית לקבלת החלטות בפרוייקט מטעם הלקוח, כל צורך או בקשה מועברות דרכו ומתבצעות באישורו בלבד.

  • התנהלות שוטפת מול אמיוס, ומול המשתמשים.

  • אחריות לביצוע מלא ובמועד של כל מחויבויות הלקוח.

  • אחריות לקשר השוטף בין הפרוייקט לבין ההנהלה והמשתמשים.

  • ריכוז צרכי הלקוח במחלקות השונות, קבלת החלטות והגדרת סדרי עדיפויות ברמה מערכתית.

  • הקצאת המשאבים הנדרשים מהלקוח הנדרשים לצורך הפרוייקט.

  • השתתפות בישיבות סטטוס ובצוע מטלות הפרוייקט מטעם הלקוח.

  • אחריות לזימון פגישות, אישור מסמכים, תוצרי ביניים ואבני-דרך כמפורט בהמשך.

  • הנציג זמין לצוות במשך שעות הפעילות של החברה.

 

משתמשי מפתח (Top Users) מטעם הלקוח:

משתמשי המפתח ישתתפו מעת לעת בישיבות לפי הזמנתו של מנהל הפרוייקט ויעבדו מול צוותי היישום באופן שוטף. מטרת המינוי הינה לשתף את נציגי הלקוח בהגדרת המערכת והקניית הידע לגרעין בארגון, מחוץ לצוות הפרוייקט ולמחלקת מערכות מידע. מתפקידם של משתמשי המפתח: ​

  • לייצג את המשתמשים בנוגע לתהליכי עבודה אשר יטופלו במערכת.

  • להוות סמכות מקצועית בהגדרת הדרישות ובהחלטה על שיטות ותהליכי העבודה, שיקבעו במסגרת יישום המערכת.

  • להדריך וללוות את משתמשי הקצה.

  • פעולתם תרוכז ותונחה על ידי ה Focal Point מטעם הלקוח.

  • הנהלת הארגון תאפשר למשתמשי המפתח מתן עדיפות לפרוייקט על פני שאר משימותיהם.

#6

פגישות מעקב שוטפות

פגישות סטטוס ומעקב יבוצעו אחת לשבועיים ויתואמו באחריות מנהל הפרוייקט מטעם אמיוס ישראל בע"מ ותוך שיתוף פעולה מלא של הלקוח ונציגיו. במסגרת פגישות הסטטוס יבוצע:

  • מעקב התקדמות בפרוייקט.

  • אישור ומעקב תכניות עבודה.

  • אישור מסמכי תכנון לשינויים ופתוחים.

  • אישור סיום אבני דרך.

  • עדכון תכולה.

  • אישור שינויים בתוכניות העבודה ו/או חריגים בלוח זמנים ובתקציב.

  • אישור שינויים עקרוניים בנהלים ובשיטות העבודה מול הקיים כיום.

#7

התחייבויות הלקוח

#8

הגדרת תכנית העבודה בין הספק ללקוח

תכנית העבודה ולוח הזמנים מתבססים על הנחות היסוד הבאות:

  • הלקוח יספק לאמיוס תשתית עובדת בהתאם לדישות שהוגדרו ואיש סיסטם זמין.

  • טיוב נתונים והכנתם בפורמט הנדרש למערכת SAP Business One הם באחריות הלקוח.

  • יתקיים שיתוף פעולה מלא מצד הלקוח וביצוע במועד של כל המוטל עליו על פי הצעה זו, החיוניים ליכולתה של אמיוס ישראל בע"מ לעמוד בהתחייבויותיה.

  • הקצאה של אנשי קשר לפרוייקט זמינותם לביצוע הפרוייקט תהיה על פי המפורט לעיל.

  • דחיה באישורי הלקוח באבני הדרך במהלך הפרוייקט מעבר לזמן סביר, תגרור תוספת עלות לפרוייקט בגין הארכת מועד הסיום המתוכנן.

  • הלקוח יבצע את כל התחייבויותיו על פי ההסכם, על חשבונו תוך שמירה קפדנית על לוחות הזמנים שנקבעו והוסכמו.

  • הלקוח ימסור לספק את מלוא המידע הרלוונטי הנדרש לצורך ביצוע מוצלח של הפרוייקט המוגדר בהצעה זו.​

פגישות, אספקת מידע ואישורים

  • הלקוח ידאג לתיאום פגישות ולאספקת כל מידע ואישורים הנחוצים לאמיוס ישראל בע"מ ושידרשו על ידה לביצוע העבודה, לרבות כל חומר כתוב הקיים כיום, וכן מידע שוטף בכל השינויים/ההתפתחויות  בארגון במידע, הנוגעים לביצוע העבודה, זאת בהיקף ובמועדים הדרושים לצורך ביצוע הפרוייקט, ובאופן שלא יגרם עיכוב בתכנית העבודה שתכין אמיוס ישראל בע"מ.

  • מענה לפניית אמיוס ישראל בע"מ לקבלת מידע ו/או הבהרות ו/או תיאום פגישות ככל שתידרשנה, יבוצעו במהירות האפשרית.

  • פגישות תתואמנה תוך 3 ימי עבודה מיום הבקשה, פגישה של יום שלם תתואם תוך 5 ימי עבודה.

  • פגישות עבודה כולל לצורך קבלת החלטות יערכו באופן שוטף במטרה שלא לעכב את התקדמות הפרוייקט.

  • במידת האפשר תבנה תכנית פגישות מראש. הלקוח יגיב ויעיר את מלוא הערותיו לכל מסמך עבודה או תוצר שיוגש לה ע"י אמיוס ישראל בע"מ, תוך 5 ימים לכל היותר ממועד הגשתו.​​
     

ממשקים

  • ממשקים (באם נדרש) מול מערכות חיצוניות הינה חלק בלתי נפרד משלב המימוש.

  • כל ממשק יוצא מ-SAP Business One, יהיה קובץ בפורמט שיוגדר ע"י צוות אמיוס ישראל בע"מ בשיתוף עם הלקוח.

  • כל טיפול והתאמה של אותו קובץ למערכות חיצוניות הינו באחריות הלקוח.

  • כל ממשק הנכנס ל-SAP Business One, יהיה קובץ בפורמט שיוגדר ע"י צוות אמיוס ישראל בע"מ בשיתוף עם המזמין.

  • כל טיפול והתאמה של אותו קובץ למבנה של SAP Business One הינו באחריות הלקוח.

  • הלקוח ימנה מטעמו עובד אשר יהיה אחראי מטעמו על נושא הממשקים.

 

בדיקות קבלה

הלקוח או יהיה אחראי לתכנון ולביצוע מבחני הקבלה תוך ליווי של אמיוס ישראל בע"מ. עקרונות שיטת מבחני הקבלה יהיו כדלקמן:

  • מבחני הקבלה יתבססו על מפרטים שהלקוח יכין מראש, בהסתמך על העקרונות המופיעים במסמכי אפיון המערכת. במבחני הקבלה תיבדק התאמת המערכת למסמך האפיון המאושר.

  • לפני התחלת מבחני הקבלה ידאג הלקוח להסבת הנתונים לסביבת הבדיקות בכלל זה לנתונים המטוייבים ולהשלמת המאגרים בצורה ידנית במידת הנדרש.

  • חברת אמיוס ישראל בע"מ תסייע ללקוח בהרצת תכניות טעינת הנתונים בלבד ולא תהיה אחראית על טיב הנתונים.

  • מיד עם הודעת אמיוס ישראל בע"מ על כי המערכת מוכנה למבחני קבלה ולאחר ביצוע הדרכה של הגורמים הבודקים יתחילו אנשי הלקוח בביצוע מבחני קבלה.

  • הלקוח יעביר למנהל הפרוייקט מטעם אמיוס ישראל בע"מ, באופן שוטף, את התקלות שתגלה במהלך בדיקות הקבלה וישלים את רשימת התקלות בתוך 14 ימי עבודה ממועד מסירת המערכת למבחני הקבלה. 

  • התקלות תתוקנה ע"י אמיוס ישראל בע"מ באופן שוטף ותימסרנה באופן שוטף לצוות המזמין או חברה מטעמה לבדיקה חוזרת.

  • תהליך הבדיקות יכלול עד 2 סבבים.

קבלת מערכת

המערכת תחשב כאילו נתקבלה במועד המוקדם מבין האירועים הבאים:

  • הלקוח אישר/ה את מבחני הקבלה והחליט להעלות את המערכת לאוויר.

  • חלפו 14 ימי עבודה ממסירת המערכת ולא נתקבלה רשימה מלאה של כל התקלות.

  • המערכת הופעלה באופן יצרני.

שינוי ותוספת – הגדרות

כשינוי ייחשב כל אחד מרשומים להלן:​

  • שינוי כלשהו בתכולת הפרוייקט, כפי שמוגדר במסמכי האפיון המפורט.

  • שינויים  שיבוצעו במסמכי האפיון המוסכמים או מפרטי פיתוח ההסבות/ממשקים לאחר אישורם.

  • שינויים בסביבת הפיתוח/הפעלה.

  • שינויים ו/או אי עמידה בהנחות היסוד.

  • אי העמדת אנשי הלקוח לטובת הפרוייקט בהיקפים המופיעים בהצעה.

  • אי קיום מחויבות הלקוח כנדרש עפ"י הצעה זו.

  • דרישה לשינוי מסוג א' או ב' שמשמעותם התאמת תכנה שינוי בקסטומיזציה/קונפיגורציה או כל תשומה אחרת תוגש לאמיוס ישראל בע"מ בכתב ע"י מנהל הפרוייקט מטעם הלקוח, ותכיל את תיאור השינוי ודחיפות הביצוע.

  • אמיוס ישראל בע"מ תתריע על שינויים מסוג ג'-ו'

  • אמיוס ישראל בע"מ תבחן את השלכות השינויים הנ"ל על לו"ז, תשומות כ"א, משאבי מחשב הדרושים, ומשמעויות נוספות. אמיוס ישראל בע"מ תגיש למנהל הפרוייקט מטעם הלקוח מסמך משמעויות השינוי, בו יפורטו:

  • הסכמת אמיוס ישראל בע"מ לביצוע השינוי במידה וניתנה וכן תיאור השינוי שיבוצע, אם רלוונטי.

  • לו"ז לביצוע השינוי, ו/או השפעה על לוח הזמנים הכללי.

  • הערכת השעות והעלות הנדרשות לביצוע השינוי (באותם מקרים בהם ידרשו תשומות נוספות).

  • משמעויות אחרות הנובעות מביצוע השינוי.​

הערה: שינויים יכולים להיות מוצעים גם על ידי אמיוס ישראל בע"מ. במקרה זה תגיש אמיוס ישראל בע"מ את הצעתה לשינוי בליווי המשמעויות הרשומות לעיל. השינויים יבוצעו לאחר אישור בכתב מאת הלקוח כמתואר לעיל.​

תיעוד המערכת

המערכת מסופקת על בסיס מוצר מדף מתוצרת חברת SAP Business One. במסגרת הפרוייקט יימסר התיעוד הסטנדרטי של המוצר בליווי מסמך תיעוד מטעם היצרן.

 

תיעוד היישום

  • תיעוד תהליכים ותוכניות תגמול שיושמו במערכת (זיהוי מקור הנתונים, פורמט מקור הנתונים, תזמוני טעינה, תהליכי ריצה, לוגיקת החישוב של תכניות התגמול שיושמו, תיעוד הדוחות שיושמו)

  • תיעוד התקנה – תיעוד תשתית התקנת המערכת (רכיבים, סביבה, הזדהות).

 

לסיכום: שלבי הפרוייקט ידועים ומוגדרים מראש. במסגרת השלבים מוגדרים גם תחומי האחריות של אמיוס ושל הלקוח והדרכים לשיתוף פעולה ולקשר מתמשך לטובת הצלחת הפרוייקט.

#9