מה ההבדל בין תיוק לתיוג
למה קשה למצוא את המסמך כשמתייקים בקלסרים ובתיקיות?
כיום חלק גדול מהמסמכים נוצרים ונשמרים במחשב, אך ההרגל עדיין להמשיך להדפיס ולתייק בקלסרים. עד שנת 2013, אכן תקנות מס הכנסה חייבו לשמור העתק נייר לכל מסמך, אך כיום כבר אין צורך.
גם בחברות שרוב המסמכים ממוחשבים, לרוב מתודת העבודה לא השתנתה. במקום הקלסרים המסמכים נשמרים בתיקיות. הבעיה בשיטה זו שישנם הרבה מסמכים שיכולים להתאים לכמה קטגוריות - תיקיות. עולה השאלה איפה כדאי לתייק אותם? איפה אפשר לחפש ולמצוא את המסמכים לאחר זמן?
הבעיה מסתבכת עוד יותר כאשר עובדים עם תיקיות ארגוניות. רוב הסיכויים שלעובדים שונים לוגיקה שונה ולכן יגדירו מבנה תיקיות אחר וישמרו את אותם מסמכים בתיקיות אחרות.
מהו ההיגיון של תיוק לעומת תיוג?
את ההבדל בין תיוק לתיוג ניתן להמחיש באמצעות ילדים בבית ספר, כל כיתה היא כמו תיקיה.
לדוגמא אם רוצים לאסוף את כל הבנות בבית הספר לצורך הרצאה בעולם ההתעמלות, יש לעבור בכל הכיתות ולהוציא את כל הבנות. לעומת זאת אם כל בית ספר יתאסף בחצר הבנים ילבשו חולצה סגולה והבנות חולצה ירוקה, כל מה שצריך יהיה לאסוף את כל בעלות החולצה הירוקה לצד אחד וללכת איתן לאולם ההתעמלות.
הדבר נכון לכל מאפיין אחר כמו: חודש לידה, רחוב מגורים, עיר, מס' ילדים במשפחה וכו'.
אפשרויות התיוג והתיוק קיימות לדוגמא כבר היום בספרית נגן המוסיקה שבטלפון הנייד. השירים נמצאים בתיקייה אחת או בכמה תיקיות וכל שיר מתוייג לפי: שם השיר, האמן, האלבום הז'אנר וגם לפי תיקיה. כך ניתן למיין את השירים ולבחור לפי איזה סדר להגדיר את רשימת ההשמעה בקלות בהתאם למאפיינים.
מדוע עדיין קשה למצוא את המסמך אפילו שתויג במחשב?
במחשב קיימות האפשרויות הרגילות של חיפוש או סידור לפי: שם קובץ, תיקיה, תאריך שינוי וסוג קובץ. בנוסף ניתן להגדיר לכל קובץ ב-properties בלשונית ה– details מילות מפתח (תגיות) ואז ניתן לחפש או לסדר לפי התגיות שהוגדרו.
תיוק בשיטה זו פותר חלקית את בעיית אחזור הקובץ, אך עדיין בתיקיות כלל ארגוניות לא ניתן להגדיר סט של תגים שיהיה אחיד בכל הארגון. כך ששוב קשה לנחש אילו תיוגים קיבל כל מסמך ע"י עובד זה או אחר.
מה היתרונות של תיוג בפורטל מסמכים של SharePoint?
בפורטל המסמכים של SharePoint מומלץ לתייק את המסמכים בצורה "שטוחה" (כמו הילדים בחצר בית ספר), ולהגדיר תגים כלל ארגוניים למסמכים. התגים יכולים להיות מנוהלים ברמות שונות לדוגמא: שמות לקוחות ומוצרים, המוגדרים ברמה כלל ארגונית. כך כל הגורמים בארגון משתמשים באותם תגים. לעומת זאת מאפיינים ספציפיים למחלקה מסוימת לדוגמא סווג של חומרים שיווקיים (מצגת, דיוור, ברושור וכו') ישמשו רק את מחלקות השיווק והמכירות ולא בהכרח יהיו רלוונטיים לדוגמא למשאבי אנוש או לייצור.
יתרון משמעותי נוסף הוא שה- SharePoint מאנדקס את כל המסמכים גם לפי התוכן. כך ניתן לחפש לפי מילות מפתח ואם המילה קיימת בטקסט, בשם הקובץ או בתגים, אז המסמך יופיע בתוצאות החיפוש.
כדי לאפשר בכל זאת לכל יחידה ארגונית לצפות רק בחומר הרלוונטי לה ניתן להגדיר תצוגות כך שכל משתמש, בהתאם לשיוך הארגוני ו/או התפקיד שלו וההרשאות שלו, יוכל לראות את הממסכים הרלוונטיים. לדוגמא משתמש בפיתוח יוכל לראות רשימת לקוחות הלקוחה מרשימת הלקוחות הכללית המשמשת את כלל הארגון, רשימת פרוייקטים גנריים בפיתוח ורשימת פרוייקטים ספציפיים ללקוח כאשר הרשימות מקושרות ביניהן כך שבחירה בלקוח מסוים תראה רק את הפרוייקטים הקשורים לאותו לקוח. בנוסף כל מסמך יתויג לפי מאפיינים רלוונטיים כמו מוצר, מפתח, גרסה וכו'.
בתצוגות ניתן להוסיף גם לוח דיונים, חדשות, מידע רלוונטי, תמונות, סקרים ותהליכי עבודה כך שכל עובד יראה את המידע הרלוונטי לו במקום אחד.