מה זה עסק דיגיטלי ואיך בפועל עוברים לארגון דיגיטלי?
בכל מקום מדברים על דיגיטלי ומזהירים שארגון שלא יעבור לדיגיטלי יישאר מאחור או יעלם. מה זה בעצם ארגון דיגיטלי ואיך עושים את זה?
לא קל לתת הגדרה חד משמעית לדיגיטלי. המונח מאגד בתוכו לדוגמא: מודלים עסקיים חדשים, תהליכי עבודה, טכנולוגיות, ממשק מול לקוחות ועוד. כל אחד מתייחס לדיגיטל מהכיוון שלו, אבל כולנו כבר שם מזמן.
מנהלים, עובדים, לקוחות, ספקים וכולנו מחוברים לטלפון הנייד כל הזמן. הטלפון החכם משדר נתונים בזמן אמת ואוסף כמויות עצומות של מידע. כדי לשרוד היום, ארגונים נאלצים: לייצר תפיסות עסקיות חדשות, לשנות את ההנהלות הפנים ארגונית, לשכלל את הממשקים מול הלקוחות והספקים ולהשתמש באפליקציות מתקדמות לניהול העסק.
איך עושים את המעבר לארגון דיגיטלי?
קודם כל כדאי להגדיר מה משמעות השינוי הדיגיטלי הרצוי, ספציפית לעסק ולשוק שבו החברה פועלת. קיימים מודלים עסקיים רבים שאפשר לאמץ ולהתאים וכך לפתוח הזדמנויות חדשות.
בטווח הקרוב מערכות הליבה של הארגון כמו ה-ERP וה-CRM לא ישתנו. מה שכן ישתנה זה הממשק בינן לבין הלקוחות, הספקים והעובדים. מערכות הליבה יאספו ויאגרו את המידע, יספקו תוצאות בזמן אמת ויאפשרו לנתח את נתונים לתובנות עסקיות.
הנהג כבר לא צריך להחתים ידנית את תעודת המשלוח שלא נאבדת בין הקלסרים
לדוגמא אם פעם הנהג היה לוקח את המשלוח, מחתים ידנית את המקבל ומביא את תעודת המשלוח החתומה רק אחרי יומיים. התעודה הייתה מתויקת בקלסר ובחברה היו מתקשים לאתר אותה אחרי שנתיים.
היום הנהג מחתים את המקבל על פֶד, והמסמך החתום נשמר אוטומטית במערכת ברשומה המתאימה. היכולת לשמור את תעודת המשלוח בזמן אמת מאפשרת למשל לנתח את זמני המשלוחים ללקוח ולשפר את התהליכים ואת חווית הלקוח.
מנהלי חשבונות כבר לא צריכים להדפיס חשבוניות, לחקות ולשלוח נאמן למקור
דוגמא נוספת היא מתחום הנהלת החשבונות והגביה. פעם מנהלי חשבונות היו צריכים להדפיס חשבונית, לתייק את ההעתק, להכניס למעטפה, להוסיף בול, ללכת לדואר ולשלוח ללקוח, לחקות שבוע ואם החשבונית לא הגיע לשלוח נאמנן למקור.
היום לא צריך להדפיס את החשבונית. חשבונית דיגיטלית נשלחת אוטומטית ישירות במייל למקבל ו/או לממשק הלקוחות. החברה יכולה לעקוב בממשק האם הלקוח פתח את החשבונית, והלקוח יכול לאחזר אותה בכל עת. אין צורך לתייק, אין צורך לחפש ולשחזר מסמכים אבודים. הלקוח יכול לשלוח את החשבונית לסבב אישורים אלקטרוני והכל פשוט יותר, מהיר יותר ויעיל יותר.